Financieel

Het is zeer belangrijk dat er een correcte en snelle financiële afhandeling van de geleverde producten plaats vindt.

Dit kan door de digitale factuur die via EDI verstuurd wordt. De leverancier stuurt dan een verzoek tot betaling aan de afnemer van de geleverde goederen met als referentie de order, verzendbericht of contract. De factuur bevat naast een gedetailleerde opgave van de in rekening gebrachte producten ook de opgave van de daarover verschuldigde BTW.

Het is overigens ook mogelijk dat de afnemer de factuur zelf opstelt en verstuurt naar de leverancier. Indien de originele factuur gecorrigeerd moet worden dan wordt er een correctiefactuur verstuurd. Ook kan er een creditnota gestuurd worden die refereert aan een claimnummer (kwaliteitsprobleem in ontvangen product) of aan een retourgoederenbericht. Dit gebeurt als de leverancier akkoord gaat met de claim of retourzending.

  
 
Controle bij ontvangst


Bij de ontvangst door de afnemer kunnen de barcodes met EAN-artikelcode en SSCC uitgelezen worden en zo in het systeem aangemeld worden. Dit kan dan aan het verzendbericht van de leverancier gekoppeld worden. Ook kunnen de hoeveelheidscontrole en kwaliteitscontrole dan plaatsvinden. Als er iets niet in orde is, zoals kwaliteit, hoeveelheid, beschadigingen, verkeerde levering etc, dan kan de partij retour gezonden worden. Ook dit kan electronisch via het retourgoederenbericht. Er kan dan ook een claim ontstaan, waarbij meestal creditering plaats vindt tenzij dit ongegrond is verklaard. Er vindt vaak geen retourzending plaats vanwege te hoge kosten of bederflijkheid van de producten. De financiële afhandeling kan aan de hand van de verzonden berichten plaats vinden. Verder kan de afnemer de adresgegevens zien van de leveranciers via een code.

  
 
Afleveren van producten  

Nadat de verkoop plaats gevonden heeft, worden de producten geleverd aan de afnemer. Het komt een enkele keer voor dat er rechtstreeks levering vanaf de teler aan de retailer/winkel plaats vindt. Maar meestal gaan de producten naar de veiling/coöperatie en/of handelaar alvorens ze naar de eindafnemer gaan.

Bij het leveren van een partij AGF wordt per fust een fustlabel gebruikt waarop de verplichte gegevens afgedrukt staan. Dit kan gecombineerd worden met een EAN-artikelcode (ofwel GTIN = Global Trade Identification Number) in de vorm van een barcode indien gewenst. Daarnaast gaat er een palletlabel op elke pallet met daarop de EAN-verzendcode (of wel SSCC = serial shipping container code). En een afleverbon voor de transporteur en afnemer. Daarnaast wordt er een verzendbericht (elektronische pakbon), de digitale levering, verstuurd van leverancier naar afnemer en evt. andersom een goederenontvangstbericht. Hierdoor weet u wat u kunt verwachten en wanneer u de lading zult ontvangen. Daarnaast kan er aanvullende teeltinformatie toegestuurd worden.